Comment choisir un logiciel de dématérialisation des documents ?

Comment choisir un logiciel de dématérialisation des documents ?

Pour une société, une bonne gestion documentaire est capitale pour garantir la productivité. Mais sachez que passer du format papier au format électronique n’est pas une tâche aisée. La réussite de votre projet de numérisation repose sur plusieurs critères, dont le choix du logiciel dédié à la transformation digitale. À cet effet, découvrez comment bien choisir la solution de dématérialisation des documents.

Critère n° 1 : les besoins de la société ou de l’organisation

Chaque société ou organisation possède des besoins spécifiques en matière de gestion des documents. L’erreur à ne pas faire est donc de choisir un logiciel non adapté aux besoins de votre structure. Selon la nature de votre activité, vous pouvez être amené à dématérialiser l’ensemble des documents d’entreprise ou uniquement certains types documents. Les services concernés par la dématérialisation des documents sont généralement le service comptable et financier ainsi que les ressources humaines. Aussi, avant de chercher un fournisseur de solutions logicielles, définissez d’abord les besoins et les objectifs que vous souhaitez atteindre. Par exemple, si vous souhaitez passer à la facturation électronique, il y a des solutions dédiées à la dématérialisation des factures.

Critère n° 2 : les fonctions proposées par le logiciel de dématérialisation

Bien que le principe reste le même, chaque logiciel de dématérialisation des documents possède leurs forces et faiblesses. Il faut étudier les fonctions proposées par les différents outils pour déterminer leurs efficacités pour votre projet. Dans tous les cas, gardez en tête que l’objectif de cette transformation digitale est de simplifier les tâches du quotidien. Choisissez donc un outil facile à déployer et que les collaborateurs peuvent prendre en main aisément. Bien sûr, une formation avec des spécialistes peut s’avérer nécessaire pour familiariser vos collaborateurs avec les nouveaux processus métiers. À noter qu’un logiciel de dématérialisation n’a pas seulement vocation à numériser les documents. Cet outil peut aussi servir à la gestion documentaire.

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Optez donc pour un logiciel de dématérialisation riche en fonctionnalités et personnalisable en fonction des besoins de votre structure.

Critère n° 3 : le niveau de sécurité de logiciel de dématérialisation

Les fichiers numériques sont très pratiques pour partager les documents en interne et auprès des prestataires extérieurs. Néanmoins, ces derniers ne sont pas à l’abri de tous risques. À l’ère du numérique, les cyberattaques sont courantes dans le domaine professionnel. Pour prévenir les pertes ou les vols de données sensibles, privilégiez une logicielle de dématérialisation avec un haut niveau de sécurité. D’ailleurs, sachez que les périphériques de copie et de scan sont considérés comme étant le maillon faible de la sécurité informatique. Voilà pourquoi, il est capital d’utiliser un outil offrant des solutions de sécurisation optimale. Bien sûr, n’écartez pas les erreurs humaines dans l’équation. Prévoyez une politique de sécurité stricte pour maîtriser votre système informatique.

Critère n° 4 : la compatibilité avec les périphériques de copie et de scan

Aujourd’hui, il existe sur le marché un large panel de marques de copieurs, de scanners et de multifonctions (MFC). On cite de grands constructeurs comme HP, Canon, Toshiba, Xerox ou encore Konica. Le problème étant que toutes les solutions de dématérialisation ne prennent pas en charge tous les supports disponibles sur le marché. Certes, la plupart des solutions logicielles sont des supports multi-constructeurs. Toutefois, il convient de vérifier si la liste des appareils prise en charge par le logiciel comprend vos copieurs et vos multifonctions. Si le service d’impression et de copie est capital à votre société, l’achat de nouveaux appareils n’est pas à exclure. Les modèles récents offrent une meilleure sécurité avec des mises à jour régulières qui corrigent les vulnérabilités.

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Critère n° 5 : le prix du logiciel de dématérialisation des documents

En dernier, mais non le moindre, il y a la question du coût de la solution de dématérialisation des documents. Vous avez l’embarras du choix avec la diversité des offres sur le marché. De nos jours, ce type d’outil se présente généralement sous forme de solution SaaS. Il est donc question d’un tarif sous forme d’abonnement mensuel ou annuel. Le nombre d’utilisateurs est également à voir. En effet, il y a des solutions logicielles qui facturent un tarif supplémentaire par utilisateur. Dans d’autres cas, le tarif est plus élevé mais le nombre d’utilisateurs est illimité. Ainsi, pour rentrer dans votre budget, privilégiez les offres avec un devis personnalisé ou tarif sur demande. En général, une version démo ou un essai gratuit est offerte par les opérateurs pour vous familiariser avec le logiciel.

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